Aide-mémoire pour la tenue des registres

(Pour plus d’information consulter le Guide canonique et pastoral au service des paroisses ou appeler la chancellerie diocésaine)

LE REGISTRE

1. Nous suggérons d’utiliser un registre par année, en le commandant sur mesure chez votre imprimeur. Vous pouvez également l’utiliser pendant plusieurs années, avec un maximum de 5 ans afin d’éviter la détérioration à cause des manipulations multiples.
2. Avant de commencer l’année, assurez-vous d’avoir suffisamment de pages pour compléter l’année et ainsi éviter d’avoir une année dans plusieurs registres.
3. Pour connaître une paroisse à partir d’un code postal, consulter notre site web : www.diocesemontreal.org ou bien appelez le 514-931-7311 # 245.
4. Préserver les marges en vue de multiples annotations (l’espace est restreint et réservé aux annotations officielles).
5. Les registres ne sont pas accessibles aux personnes. Un extrait ou certificat peut être émis aux seules personnes mentionnées dans l’acte (cf. Décret de l’archevêque du 3 octobre 2003). Il est interdit de photographier ou de remettre toute autre copie du registre, telles des photocopies. Le Directeur de l’état civil peut cependant demander une photocopie, qu’il faut fournir gratuitement.
6. Les certificats, les extraits et les feuilles-résumé (« doubles des registres ») sont émis soit par le logiciel autorisé, soit sur des modèles fournis par la chancellerie.
7. Les certificats et extraits ne peuvent être émis que dans la langue du registre. La traduction dans d’autres langues par un traducteur agréé est du ressort de la personne qui le demande.
8. Toutes les annotations marginales doivent être mentionnées dans les certificats et extraits, sauf : « Modification autorisée par la chancellerie # de référence ».
9. Tout ministre ordonné, dûment nommé à cette paroisse ou mission, est dépositaire des registres.
10. Les demandes de corrections aux registres doivent être présentées à la chancellerie, accompagnées d’une photocopie des pièces justificatives (certificat du Directeur de l’état civil, jugement civil, etc.) ainsi que d’une photocopie de la page du registre. La chancellerie étudiera le dossier et émettra l’autorisation pour procéder à la correction. Contacter la chancellerie pour obtenir le formulaire prévu à cet effet.

LES ACTES

11. Écrire lisiblement (lettres attachées ou carrées, l’important est que ce soit lisible… pensez aux autres!).
12. Ne jamais écrire aucun chiffre dans le texte d’un acte : les inscrire en toutes lettres.
13. Lorsqu’il y a des mots raturés et/ou ajoutés dans le texte de l’acte, en inscrire le nombre à l’endroit prévu à cet effet, également en toutes lettres (les mots préimprimés dans le texte de l’acte ne sont pas comptés).
14. Utiliser une plume de qualité archivistique, bleue ou noire (par exemple, la plume Zebra Sarasa disponible en papeterie); ne jamais utiliser de correcteur liquide ou papier sur aucun acte;
15. Respecter le libellé de l’acte préimprimé pour le remplir, et mettre un petit tiret dans les espaces laissés en blanc.
16. Un index annuel doit être rédigé pour chaque sacrement, par ordre alphabétique, dans les pages réservées à cet effet à la fin du registre; on évitera de coller des feuilles imprimées par informatique aux pages des index (elles pourraient se décoller et se perdre).

LES FEUILLES-RÉSUMÉ (« DOUBLES DES REGISTRES »)

17. Il faut envoyer les feuilles-résumé (« doubles des registres ») en février de chaque année à la chancellerie pour nous permettre de les relier à chaque année.
18. Il faut aussi informer la chancellerie par écrit lorsqu’aucune entrée n’a été faite à un registre dans une année.
19. Imprimer les feuilles-résumé en format légal (8 ½ x 14), recto-verso tête-bêche (les pages des copies obtenues se tournent à la manière de celles d’un calendrier) sur du papier spécial (Superfine Linen Record, 100% Coton, disponible en imprimerie), et non sur un simple papier blanc.
20. Les baptêmes, mariages, funérailles, sépultures et actes spéciaux sont retranscrits par ordre chronologique; seules les confirmations sont retranscrites par ordre alphabétique pour chaque célébration.

BAPTÊMES

1. L’avis de confirmation de naissance ou le certificat de naissance est requis pour s’assurer de la conformité des noms. (N.B. l’inscription en marge de l’acte du numéro d’enregistrement civil n’est plus obligatoire).
2. Baptêmes d’adultes : à partir de 14 ans, il faut obtenir une délégation de l’Ordinaire (contacter la chancellerie). Sera inscrit au registre des baptêmes.
3. Inscrire la date et le lieu de naissance.
4. Parrain/marraine : extension de la famille et de l’Église belle et riche de la complémentarité humaine homme-femme; on ne peut donc pas avoir deux parrains ou deux marraines. Voir le Guide canonique et pastoral, édition 2018, chapitre I section 8.
5. On doit toujours exiger un certificat de baptême récent où sera inscrit la confirmation pour tout parrain ou marraine. Un certificat récent permet également de savoir si la personne a apostasié sa foi, auquel cas, il est interdit qu’elle soit parrain/marraine. C’est là l’une des conséquences de l’apostasie.
6. La désignation de témoin est réservée aux personnes non-catholiques mais validement baptisées et ne peut être utilisée en aucune autre circonstance, même si les personnes sont catholiques mais non confirmées ou si la famille demande de nommer deux parrains ou marraines pour le même enfant.
7. Les parents ont leur propre rôle et ne peuvent donc pas être parrain et marraine.
8. Lorsque les parents sont civilement déclarés et que l’un des parents est absent au baptême, les deux noms sont inscrits au registre.
9. Si un père, non reconnu civilement, veut reconnaître sa paternité au baptême de son enfant, on pourra l’inscrire comme tel s’il en fait déclaration devant le curé et deux témoins.
10. En aucun cas on n’inscrira au registre paroissial : « non déclaré » pour un parent : toujours laisser la ligne sans aucune inscription, ni trait de crayon.

CONFIRMATIONS (adultes et enfants)

1. Pour chaque célébration de confirmation : inscrire d’abord la date de célébration et le ministre de la confirmation, puis les noms des confirmés (par ordre alphabétique), leur date de naissance, les noms des parents et du parrain et/ou de la marraine.
2. Les parents ont leur propre rôle et ne peuvent donc pas être parrain et marraine de confirmation.
3. Pour chaque célébration, la liste des confirmés doit porter la signature du dépositaire des registres, c’est-à-dire d’un ministre ordonné, dûment nommé à la paroisse ou mission.
4. Envoyer les avis d’annotation aux paroisses de baptême.
5. La confirmation d’un adulte (14 ans et plus) doit être inscrite comme les autres au registre des confirmations, même si elle est conférée en même temps qu’une profession de foi ou un baptême. Voir ci-dessous pour l’inscription des professions de foi.

ACTES SPÉCIAUX

(adoptions, professions de foi, ondoiements, baptême d’une personne douteusement baptisée en dehors de l’église catholique, réadmission d’un apostat et réception d’une personne validement baptisée dans une autre église)

1. Profession de foi : il faut une autorisation de l’Ordinaire (contacter la chancellerie).
2. Adoption : ne rien inscrire sans consulter la chancellerie
3. Tous les actes spéciaux sont inscrits dans les pages blanches à la fin du registre de baptême, en utilisant les textes prescrits dans le Guide Canonique et Pastoral, édition 2018 (voir chapitre XI-La tenue des registres).
4. Lorsque le prêtre baptise une personne et la confirme au cours de la même célébration, ne pas oublier de reporter son nom également dans le registre des confirmations.
5. Pour un adulte déjà baptisé, la confirmation de celui-ci n’a pas à être inscrite comme acte spécial. Elle sera inscrite au registre des confirmations.
6. Les actes spéciaux sont résumés sur les feuilles (« doubles de registres ») : « Actes spéciaux ».

MARIAGES

Le registre

1. Sur la ligne où l’on inscrit le nom de l’assistant, après le nom, indiquer s’il est « curé / responsable » ou « vicaire paroissial » ou « ministre dûment délégué ».
2. Si l’un des mariés n’est pas de religion catholique, inscrire sa religion à l’endroit prévu à cet effet.
3. Inscrire la paroisse et la municipalité où réside chacun des mariés à la date du mariage; si l’un des deux n’est pas chrétien, il n’est pas nécessaire d’inscrire sa paroisse de résidence mais il faut quand même inscrire la municipalité.
4. En cas de convalidation : inscrire la date et le lieu du mariage civil aux endroits prévus dans le registre.
5. En cas de convalidation : inscrire « convalidation » sur la ligne des permissions et dispenses du registre et verser au dossier de mariage copie du certificat de mariage civil.
6. Ne pas oublier d’inscrire, le cas échéant, la « permission de mariage mixte » ou la « dispense de disparité de culte », sur la ligne prévue à cet effet.
7. S’assurer que l’acte comporte bien le numéro civil d’identification du célébrant, sauf s’il s’agit d’une convalidation.
8. S’assurer que le formulaire DEC-50 est rempli avec toutes les informations demandées (sauf en cas de convalidation) et l’expédier le plus tôt possible après la célébration du mariage au directeur de l’état civil (le délai maximum est de 30 jours).

Le dossier

1. La responsabilité de produire des documents dans la langue courante de la paroisse, grâce à un traducteur agréé, revient au couple et non à la paroisse.
2. Si les deux parties sont non-paroissiens, il faut l’autorisation du curé / responsable d’un des deux époux : un non-paroissien est celui ou celle qui ne réside pas dans la paroisse où est célébré le mariage. Si l’une des parties n’est pas catholique, il revient au curé de la paroisse où réside la partie catholique d’accorder cette autorisation.
3. Depuis 1994 il faut verser au dossier de mariage pour toutes les personnes une copie du certificat de naissance de l’État Civil pour s’assurer de l’exactitude des noms des futurs époux et de leurs parents.
4. Le certificat de baptême doit être daté de moins de 6 mois du moment où il est présenté, pour s’assurer, entre autres, de la liberté à contracter mariage.
5. Lorsqu’il y a eu mariage antérieur, que la partie soit catholique ou non, que le mariage antérieur était catholique ou non, il est essentiel d’avoir un décret de l’Église catholique, soit un décret de nullité du Tribunal ecclésiastique, soit un décret de liberté. La démarche pour obtenir l’un ou l’autre décret doit être faite plusieurs mois à l’avance auprès du Tribunal ecclésiastique puisque, dépendant du décret qui doit être obtenu, le processus peut prendre jusqu’à 2 ans. C’est la responsabilité du ou des partie(s) de faire les démarches pour l’obtenir. Le certificat de divorce doit également être ajouté au dossier. Ne pas donner de date s’il y a eu un mariage antérieur, sauf en cas de veuvage. Dans le cas d’un veuvage, le certificat du conjoint défunt doit être ajouté au dossier.
6. Toujours verser au dossier le formulaire complété auprès du Directeur de l’état civil pour prouver la publication du mariage et le formulaire 6 complété avec les mêmes informations.
7. Si la publication des bans en vue du mariage n’est plus obligatoire selon le droit canonique, elle l’est toujours selon le Code civil du Québec, et seul le Directeur de l’état civil peut accorder une dispense de cette publication, sauf exception.
8. S’il y a une dispense civile de publication, ajouter la décision de Directeur de l’état civil qui l’a accordée.
9. Enquête de mariage (formule 1) : elle doit être entièrement remplie, signée, avec le sceau dûment apposé.
10. En cas de convalidation : ne pas remplir le DEC-50, et inscrire « convalidation » sur l’enveloppe.
11. Suivre de près l’envoi et la réception des annotations de mariage (formule 7) : inscrire sur l’enveloppe la date de l’envoi et réception. Au besoin on peut faire un rappel.
12. S’il y a délégation du ministre, ne pas oublier d’inscrire à l’endroit prévu sur l’enveloppe de mariage le nom du curé/responsable qui a délégué le ministre. Si l’une des parties est orientale (catholique ou orthodoxe), seul un prêtre peut célébrer le mariage, et ce pour la validité du sacrement.
13. Compléter toutes les informations demandées sur l’enveloppe de mariage.

FUNÉRAILLES

1. Inscrire le nom des parents du défunt et s’il y a lieu, le nom de son épouse dans la marge puisqu’aucun espace n’est prévu au registre;
2. En cas de divorce ou de conjoints de fait, on n’inscrit pas le nom.
3. Lieu de sépulture : lorsque le lieu de déposition des cendres n’est pas connu au moment des funérailles ou si la famille indique qu’elle en disposera plus tard, on indiquera : « cendres remises à la famille ». Le nom d’une ville ou d’un pays ne peut être inscrit comme un lieu de sépulture.
4. Inscrire la paroisse et la municipalité de la dernière résidence du défunt (importance de l’appartenance ecclésiale); en cas de doute, inscrire la paroisse où il pratiquait sa foi.
5. Lorsque le corps ou les cendres sont absents, on ne célèbrera qu’une cérémonie commémorative et on ne rédigera pas d’acte de funérailles si des funérailles ont déjà été célébrées ailleurs ou le seront éventuellement.

SÉPULTURES

1. Préciser si c’est le corps ou les cendres qui est/sont inhumé-es ou reçu-es.
2. Inscrire la paroisse et la municipalité de la dernière résidence du défunt (importance de l’appartenance ecclésiale); en cas de doute, inscrire la paroisse où il pratiquait sa foi.
3. Inscrire le nom des parents du défunt et s’il y a lieu, le nom de son épouse dans la marge puisqu’aucun espace n’est prévu au registre;
4. En cas de divorce ou de conjoints de fait, on n’inscrit pas le nom.

17 mars 2026